Si requieres de los elementos básicos para diseñar el procedimiento de control de documentos ISO 9001:2015 para tu negocio, aquí te dejo los pasos:
Procedimiento de control de documentos según ISO 9001:2015:
1. Objetivo:
El objetivo de este procedimiento es establecer un sistema de control de documentos para asegurar que los documentos relevantes estén disponibles, sean adecuados y estén actualizados en toda la organización.
2. Alcance:
Este procedimiento se aplica a todos los documentos utilizados en el sistema de gestión de calidad de la organización.
3. Responsabilidades:
• El/ La responsable del sistema de gestión de calidad es responsable de establecer y mantener el procedimiento de control de documentos.
• Las y los autores de los documentos son responsables de la creación y revisión de los mismos de acuerdo con los requisitos establecidos.
• Las y los usuarios de los documentos deben utilizar las versiones más recientes y reportar cualquier necesidad de actualización o mejora.
4. Identificación y clasificación de documentos:
Todos los documentos relevantes se identifican y clasifican de acuerdo con su tipo (por ejemplo, procedimientos, instrucciones de trabajo, formularios, etc.) y su estado (vigente, obsoleto, revisión pendiente, etc.).
5. Creación y revisión de documentos:
• Los autores designados crean y revisan los documentos de acuerdo con los requisitos establecidos.
• Se mantiene un registro de las revisiones realizadas, incluyendo el motivo y la fecha de la revisión.
6. Aprobación y distribución de documentos:
• Los documentos revisados y aprobados son distribuidos a los usuarios relevantes.
• Los usuarios deben asegurarse de tener acceso a las últimas versiones de los documentos y retirar las versiones obsoletas.
7. Control de cambios:
• Cualquier cambio propuesto en un documento debe ser registrado y evaluado para su aprobación.
• Se debe mantener un registro de los cambios realizados, incluyendo la razón del cambio y la fecha de implementación.
8. Retención y disposición de documentos:
• Se establecen plazos para la retención de documentos de acuerdo con los requisitos legales y reglamentarios.
• Los documentos obsoletos se retiran y se asegura su disposición adecuada.
9. Monitoreo y revisión:
• Se realiza un seguimiento regular del desempeño del sistema de control de documentos.
• Se lleva a cabo una revisión periódica del procedimiento para garantizar su eficacia y realizar mejoras según sea necesario.
Cada organización puede adaptar este procedimiento según sus necesidades y requisitos específicos. Es importante consultar la norma ISO 9001:2015 y considerar la orientación adicional.
